Como Atender Una Auditoria Remota

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A raíz de la cuarentena nos hemos visto en la necesidad de desarrollar nuevas modalidades de trabajo, dentro de las cuales están por supuesto el ejercicio de auditoria remota o un ejercicio combinado (una sección se revisa en sitio y otra sección vía remota).

La forma en que se lleve el ejercicio de auditoria dependerá de muchos factores entre los cuales están:

  • Es estándar, ya que no todos los estándares los permiten
  • El objetivo del ejercicio: seguimiento, recertificación, documental, etc.
  • El semáforo epidemiológico de la zona en la cual se ubica la planta/sucursal

Por nuestra parte como auditado, si la casa certificadora ya te notificó que la auditoria se llevará completa o parcialmente remota es muy importante que consideres los siguiente para poder llevar un buen ejercicio.

  1. Cuando se te entregue el plan de auditoria asegúrate que se indique cuales puntos se revisaran de forma remota y el tiempo de ejecución.
  2. Si tienes dudas del plan es muy recomendable solicitar una reunión o llamada previa con tu contacto directo.
  3. Ten a la mano toda la documentación que se va a revisar de forma remota en electrónico y con acceso rápido.
  4. Días antes de la auditoria asegura tu conexión de internet, date tiempo para realizar pruebas para compartir documentos vía pantalla;  y establece un plan alterno en caso de que falle la conexión (teléfono con WhatsApp).
  5. En el caso de que la auditoria incluya un recorrido virtual, realiza pruebas de conectividad en diferentes puntos de la zona de proceso y el dispositivo a usar, recuerda que no se debe interrumpir la trasmisión o afectar el proceso. Considera quien de tu equipo podría asistirte durante este recorrido.
  6. El orden en una auditoria remota es crítico por lo que solo permite el ingreso a la sala a un solo auditado a la vez.
  7. No desmerites el ejercicio por ser remoto, un error que ocurre habitualmente es que se piense que por ser remoto la revisión de documentos no será con la profundidad habitual y no se tengan todos los registros a la mano.
  8. Revisa tus políticas sobre la confidencialidad de la información para evitar pérdidas de estas durante la revisión remota.

 

Finalmente, la fluidez del ejercicio de auditoria en la versión remota dependerá mucho del trabajo previo para asegurar la conectividad y el acceso digital de la información.

 

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